中小企業はなかなかシステム担当者を採用することが難しいです。私も20年会社をやっていてシステム担当者を採用するのが一番難しかったので他の企業も同様だと思います。
特に社内にサーバーを設置して、システムを稼働させるとなると、サーバーを管理し、障害発生時に対応ができるITインフラに強い担当者が必要になります。
私も約20年前会社を創業した時は、サーバーを社内に置いて、共有ファイルの管理やIPアドレスの管理などをやっていました。（担当がいなかったのでほとんど私がやっていました。その後サーバーのアップグレード時は手におえなくて外注しました。）
社内コミュニケーションは東北のITベンチャーが社内用に作成したグループウェアを使用していましたが、2010年ころにGoogleが本格的にビジネス市場へGoogle Apps For Businessを展開を始めて、メールをGmailの独自ドメイン利用とMSOfficeからGoogle Appsへ全面的に切り替えました。
それがGoogle for Businessとの出会いです。日本ではまだ会社で本格的にGoogleを導入している会社がまだないころの話です。
Google Workspace（ビジネスアプリ群が色々進化して2020年にGoogle Workspaceというブランドで2223年現在もこのブランドが継続されています）
私がGoogle Workspaceこそが中小企業が導入すべきITツールという理由は多くありますが、大きな理由を以下に列挙してみます。
1.一番大きな理由はインフラ関連のシステム担当者がいらないことです。
Google Workspaceの初期設定さえ出来れば、あとはシステムの管理、サーバーの管理、メールサーバーの管理、障害対応をすべてGoogleが引き受けてくれると思って大丈夫です。
2.ファイルや情報の簡単な共有：Google Workspaceを使えば、社内での情報の共有やファイルの編集や共有が簡単にできます。また、複数人でファイルを編集することができるため、業務効率が向上します。
これは、使ったことない人にはわからないかも知れませんが、かなり業務効率が向上します。例えば、会議中に何人かに書記を頼んで、ファシリテーターの画面をプロジェクターなりで、表示します。
会議をしながらどんどん記事録ができていきます。話題が前のアジェンダに戻る時も、既に議事録に記載されているので、ディスカッションが先に進みます。その他共同編集なので、在宅でも、支店でもどこでもチャットしながら、資料の作成ができます。
共有ドライブを使えば、皆で使用する資料を入れておけば、勝手にどんどん資料がレベルアップしていきます。
一度使うともうOFFICEには戻れませんね。
３．スムーズなコミュニケーション：Google Workspaceに含まれるGmail、Google Chat、Google Meetを使うことで、ビジネスメールの送受信、チャット、ビデオ会議などのコミュニケーションがスムーズに行えます。
社内のコミュニケーション方法をどうするかもDXや業務効率には大きな要素になります。いまだに、電話、メールを使っている会社が多いですが、社内コミュニケーションに1日のうちの多くの時間を割いているので、DXに繋がるような創造的な仕事ができないので、社内コミュニケーションはCHATとビデオ会議を効率的に使いこなすことが時間を作るこつです。google workspaceには強力なChatツール（GoogleChatとSpaces）とビデオ会議ツール（Google Meet）があります。それもGmailのやカレンダーと連動するのでコミュニケーションはGoogle Workspaceだけで完結できます。数年前まではChatworkやSlack、Zoomを併用する必要があったのですが、Googleのチャットと会議ツールは大きく進歩しているので、今では他のチャットツールや会議システムを併用するより色々な面で断然楽になっています。
4. 高度なセキュリティ：Google Workspaceは高度なセキュリティ機能が備わっており、中小企業でも安心して使うことができます。
セキュリティはお金がかかり、非常に難しい分野です。ITが強い人でもセキュリティは苦手という人がほとんどです。
その点Google WorkspaceはGoogleがセキュリティを管理していますので、社内でセキュリティを気にする必要がありません。今の情報社会ではセキュリティは重要ですが、中小企業にできるセキュリティは限界があります。それならセキュリティを丸ごとGoogleに任せた方がよっぽど安全に情報管理ができます。
５．コスト効率の高いソリューション：Google Workspaceは月額課金制で提供され、必要な場合にのみ追加機能を追加できるなど、中小企業にとってコスト効率が非常に高いソリューションです。
一人月額30分の時給で全社でgoogleworkspaceを導入ができます。
導入して使いこなせば、３０％程度時間効率が高まると思われますので。30分の時給で30-40時間の効率化ができます。その他にも色々効率化できることが統合型ITツールの良いところなので、コスト効率が高いというのが一番中小企業にお勧めできる理由かもですね。
以上がgoogleworkspaceを中小企業にお勧めする５選でした。スロハピIT部では、googleworkspaceの活用の仕方やGoogleの本格的なRDBノーコードツールAppSheetなどを今後もとりあげていきますので、ぜひよろしくお願いします。
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